Como fazer uma Ata de Reunião eficiente

Não é novidade alguma falarmos sobre a importância da comunicação no meio corporativo. Todos nós sabemos o quanto é desafiador ter e manter processos de comunicação eficazes entre todos os níveis e departamentos de uma empresa.

E nesse universo gigantesco que é falar sobre comunicação nós temos que levar em consideração muitos fatores. Uma das realidades atuais é a nova geração de profissionais que estão entrando no mercado de trabalho que possuem uma característica interessante quanto a maneira de se comunicar. Cada vez mais conectados e usando recursos de comunicação rápida com memes, figurinhas, áudio e um “português abreviado”, o desafio das empresas em manter uma comunicação razoavelmente formal é ainda maior.

Agora imaginem as atas de reunião! O termo “ata de reunião” automaticamente já nos remete a um documento formal constituído por parâmetros e linguagem formal que registra os assuntos abordados nesse encontro, muitas vezes com deliberações, responsabilidades, prazos e acontecimentos.

A questão é que as Atas de Reunião continuam sendo importantes no cotidiano de uma empresa – ainda mais nesse período em que muitos funcionários estão trabalhando de forma remota e o número de reuniões aumentou consideravelmente.

Então, embora a Ata de Reunião seja uma ferramenta administrativa “antiga”, ela precisa ser preservada e ao mesmo tempo adaptada as novas realidades.

O que é importante conter na Ata de Reunião?

1. Local
2. Data
3. Hora de Início e de Término da reunião
4. Participantes
5. Pauta: os assuntos quais motivam a execução da reunião
6. Deliberações sobre estes assuntos, bem como decisões, planos de ação, responsáveis, prazos e resultados esperados
7. Encerramento, onde deve-se descrever os próximos passos e até a necessidade de novos encontros ou reuniões.

A Ata de reunião pode ser simples, mas deve ser completa! Esse documento muitas vezes é usado como prova em processos jurídicos e a falta de informação pode ser prejudicial para a organização, por isso da sua importância.

O uso de linguagem simples (informal) ou sofisticada (formal) é uma escolha pautada pelo nível dos assuntos que estão sendo discutidos e também pelo nível hierárquico quem está participando da reunião.

Devemos lembrar que as Ata de Reunião também fazem parte do processo de comunicação da organização!