Prevenção a Fraudes — Importância e estratégias

Sua empresa já foi vítima de alguma fraude? Infelizmente, muitos brasileiros já não podem responder “não” a essa pergunta.

Segundo a Febraban, registrou-se um aumento de 80% nas tentativas de golpes e fraudes durante a pandemia. E, a principal “categoria” de fraude em empresas brasileiras é a apropriação indébita de recursos da empresa.

Então, separamos algumas dicas para identificar e prevenir que esse tipo de crime prejudique seu negócio.

O que é considerado fraude dentro de uma empresa?

São consideradas ações fraudulentas todos os processos que envolvam:

  • Apropriação indébita de recursos (produtos, peças, insumos, ou recursos financeiros);
  • Superfaturamento de notas e pedidos;
  • Alteração de valores e informações em notas fiscais;
  • Acordos paralelos que não atendam aos interesses da empresa.

Os tipos de fraude mais recorrentes irão variar de acordo com a atividade e nicho da empresa. No cenário financeiro e tecnológico, por exemplo, é de se esperar que as fraudes estejam ligadas majoritariamente a vazamento de dados, clonagem e manipulação de informações.

Já em empresas atuantes no setor logístico, as fraudes mais comuns são apropriação indébita, lavagem ou desvio de dinheiro e mercadorias.

Dentro da teoria administrativa, foi identificado que ações fraudulentas encontram suporte em 3 bases: racional, motivacional e oportuna.

O racional e a motivação estão presentes no agente que comete a fraude, já a oportunidade é dada pela empresa. Cabe, portanto, aos gestores construírem estratégias para minimizar as oportunidades e abertura a fraudes.

Estratégia de prevenção

Estratégias de prevenção a fraudes são conjuntos de medidas desenhados para evitar um cenário favorável à fraudes. Costumam ser categorizadas em 3 frentes:

1 – Informativa

Para minar o argumento de “desconhecimento” é interessante que todas as normas que guiam a conduta da empresa sejam comunicadas a todos os colaboradores ostensivamente. Inclusive, o ideal é que elas sejam documentadas e enviadas para cada novo integrante da equipe como parte do acordo de celebração do vínculo empregatício. O novo colaborador assinará o documento como parte do seu contrato, confirmando o conhecimento destas.

2 – Punitiva

É importante ressaltar e demonstrar ao colaborador como cada ação fraudulenta será tratada pela empresa. As punições podem variar, como demissões por justa causa, multas e até processos. Dependendo, é claro, impacto da fraude, cargo ocupado e responsabilidade do(s) agente(s);

3 – Monitoramento

Todos os dados de todos os setores de uma operação precisam ser monitorados continuamente. A integração dos setores, o armazenamento em nuvem e a automação de processos facilita – e muito – a identificação e detecção de gargalos, fraquezas e fraudes.

Auditorias internas e externas frequentes também diminuem os riscos de fraude e facilitam o monitoramento de áreas e funções mais vulneráveis. Auditorias externas são muito úteis, por exemplo, para garantir que até os mais altos cargos sejam monitorados.

Vale lembrar que a estratégia antifraude da sua empresa pode ser idealizada e liderada por um setor específico, com um gestor dedicado, ou mesmo por um conselho de colaboradores das demais áreas, dependendo do impacto que fraudes geralmente têm em sua operação. Auditorias externas, obviamente, devem ser formadas por equipes sem quaisquer interesses internos, para garantir a imparcialidade.

Dicas

  • Atenção na contratação de novos profissionais; 
  • Atenção na contratação de serviços em parceria/terceirização;
  • Investir em tecnologias de integração de sistemas.

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