Redução do uso de papel

UM GRANDE MOTIVO PARA DIGITALIZAR SEUS PROCESSOS

A ideia por trás da construção de um escritório sem papel existe há algum tempo, desde que tecnologias de comunicação começaram a se popularizar nos anos 80.

Hoje em dia, no mundo pós-web 2.0, um escritório sem papel finalmente é possível para todos, mas ainda é algo distante da realidade; mesmo com o avanço das tecnologias da Internet, o uso de papel ainda está aumentando. E espera-se que aumente em 7,2%, também, em 2021. Um desastre.

Benefícios de um escritório sem papel: estatisticamente falando,

Estudos apontam que uma pessoa pode perder até 40% do seu tempo procurando arquivos em papel. E aproximadamente 20% dos trabalhos de impressão nunca são nem retirados das impressoras.

Isso não resulta apenas em muito desperdício; ele também deixa dados confidenciais expostos a qualquer funcionário ou visitante (se você controla o acesso ao seu escritório, no entanto, isso não é uma preocupação).

E a pior estatística é que 50% de todo o material impresso em um determinado dia vai para o lixo no final daquele dia.

Com a tecnologia mais recente disponível para nós, agora é a hora de nos libertarmos de nossa dependência do papel (é o fim da Dunder Mifflin!).

Muitas empresas de pequeno a médio porte estão procurando deixar de usar o papel por alguns motivos principais:

  • Eliminar ineficiências: 81% planejam afetar os resultados financeiros com fluxo de trabalho de documentos aprimorado;
  • Reduza o desperdício e o tempo desperdiçado: o papel é responsável por 26% do total de resíduos em aterros;
  • Corte os custos gerais: 65% das pequenas e médias empresas nos EUA, por exemplo, gastam entre US$1.000,00 e US$5.000,00 mensais em processos de papel.

Estratégias efetivas para a redução do uso de papel 

Você pode introduzir iniciativas em toda a empresa para desencorajar a impressão (ou incentivar a impressão frente e verso), impulsionar hábitos de reutilização e reciclagem e promover o uso de ferramentas digitais como alternativas ao papel.

Por exemplo, pode começar na sua recepção. Ao implementar um sistema de gerenciamento de visitantes baseado em nuvem, você pode obter o benefício adicional de substituir questionários de saúde em papel, formulários, folhas de registro, acordos legais, memorandos e muito mais na recepção.

E com o COVID-19 em primeiro lugar, você pode implementar check-ins totalmente sem toque para funcionários e visitantes, inteiramente por meio de um dispositivo móvel, bem como scanners de temperatura sem toque na chegada.

1. Use aplicativos de anotações em reuniões

Tomar notas nunca foi tão pragmático e benéfico. Fazer isso da forma digital significa evitar pilhas de cadernos em sua mesa, em seus arquivos e poir… em latas de lixo.

Pense em todo esse tempo perdido vasculhando todas as suas anotações de papel.

Com aplicativos como o Google Keep, Microsoft OneNote, GoodNotes e Evernote, podemos fazer anotações digitais e também compartilhá-las em diferentes plataformas. Podemos fazer isso a partir de muitos dispositivos, adicionando usuários para editar, se necessário.

2. Aproveite os aplicativos móveis para capturar cartões de visita.

É fácil esquecer os cartões de visita sobre a mesa ou na sua gaveta de lixo em casa. E visitar conferências e eventos de networking pode deixar você com uma pilha enorme deles – uma pilha cada vez maior de lixo de papel.

Aplicativos como CamCard e ABBYY usam a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), que torna mais fácil para você digitalizar e armazenar rapidamente um cartão de visita em seu smartphone. O Google Drive também tem uma função de scanner por câmera que gera um PDF automaticamente para você.

3. Use o compartilhamento na nuvem e aplicativos de mensagens instantâneas para reduzir a quantidade de memorandos, relatórios e documentos impressos

Aplicativos como Whatsapp e Facebook Messenger têm permitido que as pessoas se comuniquem com mais facilidade em todo o mundo. Isso, combinado com melhorias na eficiência e produtividade nas organizações, nos tornou mais conectados do que nunca.

Da mesma forma, Slack, Skype for Business, Cisco Webex Teams e Join.me são exemplos de ferramentas sólidas que permitem que os funcionários se comuniquem uns com os outros em tempo real sem o risco de memorandos, relatórios e outros documentos em papel ocupando nossos espaços de trabalho .

Você pode ir ainda mais longe, economizando espaço real, substituindo os armários de arquivos por sistemas de compartilhamento digital de arquivos, como Google Drive, Dropbox e Microsoft Office Sharepoint.

4. Implemente aplicativos de gerenciamento de tarefas e projetos para reduzir post-its, listas de tarefas e roteiros impressos

Gerenciar tarefas e projetos é, na maioria dos casos, parte da rotina diária de um funcionário. Tradicionalmente, usamos listas de post-its ou de tarefas para controlá-los. Boas notícias! Aplicativos como Todoist e Google Tasks nos permitem gerenciar tarefas de forma mais eficiente e sem papel.

Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Notion são ótimas maneiras de rastrear roteiros e resultados e até mesmo alocar responsabilidades em vários dispositivos e plataformas.

Já se foi o tempo em que se escrevia em post-its e longos relatórios, gráficos de Gantt, infográficos e cronogramas estavam impressos e colados na parede. Alguns aplicativos excelentes para gerenciamento de tarefas e projetos incluem:

  • Microsoft To-Do
  • Any.do
  • Basecamp
  • Trello
  • Microsoft Project
  • Monday

5. Adeus, contratos impressos! Olá, contratos digitais (e assinaturas eletrônicas)!

Agora podemos assinar documentos legais e contratos usando ferramentas como Adobe Sign e DocuSign para digitalizá-los. Isso reduz o uso de papel e acelera o processo para que clientes e visitantes assinem e compartilhem contratos.

Emparelhe essas ferramentas com os sistemas de gerenciamento de arquivos mencionados acima, como Google Drive e Dropbox, que possuem controles de acesso do usuário para proteger a confidencialidade e o acesso adequado a indivíduos relevantes.

6. Envie e-mails em vez de cartas

O correio pode contribuir para uma quantidade surpreendente de desperdício de papel. Mesmo quando usado de vez em quando, muitas empresas ainda usam a correspondência em papel para informar os clientes sobre:

  • Mudanças na empresa
  • Contas ou pagamentos pendentes
  • Informações promocionais ou lembretes

A maior parte do que as empresas enviam é desnecessária na vida moderna. Em vez disso, converta todas essas cartas em e-mails para reduzir o uso de papel.

Capte e-mails de seus clientes no primeiro atendimento, para compilar uma lista de e-mails. Faça com que seja fácil para eles atualizarem suas informações para ter certeza de que os endereços que você tem estão corretos. Se você estiver enviando informações importantes, como uma fatura ou lembrete de pagamento, use recibos de recebimento/leitura para se certificar de que o cliente recebeu/leu o e-mail.

7. Use o faturamento online para lidar com os pagamentos do cliente

Não negligencie seus departamentos financeiros ao idealizar um escritório sem papel.

Faturas físicas e cheques podem rapidamente representar um desperdício significativo de papel. Eles não são apenas um desperdício, mas também podem causar problemas de segurança em potencial. Um ladrão oportunista pode facilmente comprometer uma fatura ou cheque deixado na mesa errada.

Em vez disso, aproveite as vantagens do faturamento online para tornar mais fácil e seguro o uso sem papel para sua empresa. Dependendo das necessidades da sua empresa, você consegue emitir boletos ou solicitar pagamentos via Pix pelo software do seu banco!

8. Use um monitor duplo ou multi-monitor configurado para aumentar a produtividade dos funcionários

Ao trabalhar em projetos importantes, muitos funcionários imprimirão documentos e dados para tornar mais fácil e produtivo a referência cruzada. No entanto, isso também resulta em uma quantidade significativa de papel que provavelmente acabará no lixo no final do dia.

Considere investir em uma configuração de monitor duplo para os funcionários para evitar isso. Múltiplas telas fornecem mais espaço para trabalhar com todas as informações de que sua equipe precisa, para que eles não tenham que imprimir nenhum papel. Isso ajudará a aumentar a produtividade e simplificar o trabalho.

9. Use laptops, tablets e celulares para trabalhar remotamente

Agendas impressas e as notas rabiscadas representam muito desperdício. Os trabalhadores não podem arrastar desktops com eles para exibir informações durante uma reunião, ou até mesmo alterá-las.

Para reduzir esse desperdício, laptops e tablets podem fornecer uma maneira conveniente para seus funcionários tornarem o trabalho móvel. Com o aumento do trabalho remoto, muitos trabalhadores se beneficiarão em levar seu trabalho consigo, caso precisem trabalhar em casa.

10. Implementar um escritório sem papel é um esforço de equipe

A criação de um escritório sem papel é um processo contínuo, que deve ser adaptado e aperfeiçoado ao longo do tempo. E não depende apenas de você: requer um esforço de equipe.

A moral da história é que os avanços na tecnologia inteligente podem tornar a mudança para um escritório sem papel não apenas factível, mas fácil.

E a etapa mais importante é apenas começar.

Implemente algumas ferramentas digitais para mostrar à sua equipe como elas podem ser eficazes para atingir seus objetivos sem papel, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade. Se toda a equipe estiver a bordo, a experiência pode ser bastante enriquecedora e surpreendente para todos os envolvidos.

Lembre-se: a mudança começa de dentro.

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